Condizioni Generali di Fornitura, Utilizzo e Acquisto del Servizio

Premessa

Le presenti Condizioni Generali disciplinano l'utilizzo della piattaforma Aiclo, nonché la fornitura del servizio SaaS e di eventuali servizi accessori da parte di Aiclo S.r.l. ("Aiclo") al Cliente.

Le presenti Condizioni costituiscono contratto di acquisto e utilizzo del servizio, salvo diverso accordo scritto tra le parti.

L'uso della piattaforma, la registrazione, il pagamento del canone o la sottoscrizione di un ordine ("Order Form") comportano accettazione integrale delle presenti Condizioni.

1. Definizioni

Nel presente documento i seguenti termini avranno il significato qui indicato:

• "Aiclo": indica Aiclo S.r.l., con sede legale in Via Zoe Fontana 220, 00131 Roma (RM), P.IVA 18091661001, titolare della piattaforma software "Aiclo".
• "Piattaforma": indica l'applicazione web e mobile accessibile tramite dominio aiclo.io e relative sottodirectory, di proprietà di Aiclo S.r.l.
• "Utente": indica la persona fisica che accede e utilizza la Piattaforma per conto di un'organizzazione o azienda cliente di Aiclo.
• "Organizzazione" o "Cliente": indica la persona giuridica che utilizza la Piattaforma e ha sottoscritto un abbonamento, un Order Form o un Contratto Firmato con Aiclo.
• "Credenziali": indica il nome utente, l'indirizzo e-mail e la password forniti all'Utente per l'accesso alla Piattaforma.
• "Order Form": documento cartaceo o digitale che specifica prezzo, durata dell'abbonamento, numero di utenti e condizioni economiche, richiamando le presenti Condizioni Generali.
• "Contratto Firmato": contratto specifico, sottoscritto dalle parti anche tramite firma elettronica (es. DocuSign), contenente condizioni particolari di fornitura.
• "Canone": il corrispettivo economico dovuto dal Cliente per l'utilizzo del servizio.

2. Oggetto del Servizio

Aiclo fornisce una piattaforma SaaS (Software as a Service) per la registrazione, analisi e gestione delle conversazioni commerciali.

Le presenti Condizioni Generali disciplinano la fornitura, da parte di Aiclo, della licenza d'uso della piattaforma SaaS "Aiclo" e degli eventuali servizi accessori correlati come per esempio il servizio di gestione delle telefonate tramite Voip.

La sottoscrizione dell'abbonamento, il pagamento del canone o l'accettazione di un Order Form costituiscono contratto di fornitura tra Aiclo e il Cliente.

I livelli di servizio, le funzionalità disponibili e gli eventuali servizi aggiuntivi sono descritti nella documentazione commerciale e negli Order Form.

3. Accesso e Registrazione alla Piattaforma

L'accesso alla Piattaforma è consentito previa creazione di un account da parte dell'Organizzazione cliente.

Ogni Organizzazione può invitare i propri collaboratori o dipendenti a registrarsi nella propria area dedicata, fornendo le credenziali di accesso.

L'Utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali e di tutte le attività svolte tramite il proprio account.

È vietato condividere le credenziali o consentire l'accesso a soggetti non autorizzati.

Aiclo si riserva la facoltà di sospendere o disattivare account che risultino inattivi, utilizzati in modo improprio o in violazione dei presenti Termini.

L'Organizzazione è responsabile di ogni attività svolta dagli Utenti autorizzati e garantisce che il loro utilizzo sia conforme ai presenti Termini.

4. Prezzi, Pagamenti e Durata

4.1. Il Cliente si impegna a corrispondere ad Aiclo il Canone indicato nell'Order Form o nell'offerta commerciale accettata.

4.2. Il pagamento del Canone costituisce accettazione del contratto.

4.3. La durata dell'abbonamento è indicata nell'Order Form o nell'offerta; in mancanza, la durata è di 12 mesi con rinnovo automatico.

4.4. Il Cliente può recedere dal contratto in qualsiasi momento entro 60 giorni dalla data di attivazione del servizio. Il recesso non comporta automaticamente il diritto al rimborso: il Cliente che intende ottenerlo deve presentare specifica richiesta scritta di rimborso mediante invio di PEC all'indirizzo aiclosrl@legalmail.it. A seguito della ricezione della richiesta, Aiclo provvederà al rimborso del Canone già versato entro 14 giorni.

4.5. In caso di ritardato pagamento, Aiclo potrà sospendere il servizio e applicare interessi al tasso previsto dall'art. 5 D.Lgs. 231/2002.

4.6. Eventuali variazioni di prezzo saranno comunicate con almeno 30 giorni di preavviso.

4.7. Licenze Utente e Aggiunta di Postazioni

L'utilizzo della Piattaforma avviene sulla base di licenze assegnate agli Utenti.

Il numero di licenze acquistate dal Cliente è indicato nell'Order Form o nell'offerta commerciale accettata. Ciascuna licenza consente l'accesso ad un singolo Utente attivo alla volta.

Le licenze possono essere riassegnate ad altri nominativi, su richiesta dell'Organizzazione, purché non siano utilizzate da più persone contemporaneamente. Eventuali sostituzioni frequenti o rotazioni sistematiche degli Utenti potranno essere limitate da Aiclo al fine di prevenire abusi.

Qualora il Cliente necessiti di licenze aggiuntive, potrà richiederle in qualsiasi momento. Le licenze aggiuntive saranno attivate da Aiclo previa accettazione della richiesta e comporteranno il pagamento del relativo Canone aggiuntivo, secondo i prezzi vigenti al momento della richiesta.

Le licenze acquistate non sono rimborsabili né convertibili, salvo diverso accordo scritto tra le parti.

5. Contratto Firmato e Prevalenza

Qualora le parti sottoscrivano un Contratto Firmato (anche digitalmente mediante DocuSign), le condizioni contenute nel Contratto Firmato prevalgono e sostituiscono, in caso di contrasto, le presenti Condizioni Generali.

Per tutto quanto non disciplinato nel Contratto Firmato, continueranno ad applicarsi le presenti Condizioni Generali.

6. Diritti di Utilizzo e Limitazioni

L'Utente ottiene un diritto personale, non esclusivo, non trasferibile e limitato all'utilizzo della Piattaforma, esclusivamente per finalità professionali connesse all'attività dell'Organizzazione di appartenenza.

È espressamente vietato:

• copiare, modificare, decompilare o creare opere derivate dal software;
• utilizzare la Piattaforma in modo illecito o contrario alla normativa vigente;
• concedere in sublicenza, affittare, cedere o condividere l'accesso con terzi non autorizzati;
• introdurre virus, malware o altre tecnologie dannose;
• utilizzare la Piattaforma per attività concorrenziali rispetto ad Aiclo.

7. Responsabilità dell'Utente

L'Utente è tenuto a utilizzare la Piattaforma nel rispetto delle leggi e dei diritti di terzi.

Ogni uso improprio, fraudolento o illecito comporterà la sospensione o cancellazione immediata dell'account.

L'Utente è inoltre responsabile dei dati e dei contenuti caricati o registrati nella Piattaforma, garantendo di disporre di tutti i diritti e autorizzazioni necessari al loro trattamento.

7-bis. Contenuti Audio, Video, Registrazioni e Trascrizioni

La Piattaforma consente agli Utenti di caricare, archiviare o generare contenuti quali file audio, file video, registrazioni di chiamate, trascrizioni, note vocali e altri materiali ("Contenuti dell'Utente").

Utilizzando tali funzionalità, l'Utente dichiara e garantisce:

• di avere tutti i diritti, autorizzazioni e basi giuridiche necessari per registrare, caricare o condividere tali contenuti;
• di aver informato e ottenuto il consenso delle persone coinvolte nelle conversazioni o chiamate registrate, ove richiesto dalla normativa applicabile;
• che i Contenuti dell'Utente non violano diritti di terzi, incluse privacy, riservatezza, copyright o altre leggi vigenti.

Aiclo non è responsabile del contenuto delle registrazioni o dei file caricati dall'Utente, né di eventuali violazioni derivanti dall'acquisizione non autorizzata delle conversazioni.

7-ter. Licenza Concessa dall'Utente ad Aiclo

Caricando o generando Contenuti dell'Utente sulla Piattaforma, l'Utente concede ad Aiclo una licenza non esclusiva, limitata, mondiale e revocabile per:

• archiviare i Contenuti;
• trascriverli automaticamente;
• analizzarli tramite algoritmi, strumenti software o funzionalità di intelligenza artificiale;
• generare report, insight, valutazioni, suggerimenti e funzionalità di coaching;
• visualizzarli all'interno dell'account dell'Utente o dell'Organizzazione.

Tale licenza è concessa esclusivamente ai fini della fornitura dei servizi della Piattaforma e termina con la cessazione dell'account o con la richiesta di cancellazione dei dati.

Aiclo non utilizza i Contenuti dell'Utente per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale pubblici e non li condivide con terze parti non strettamente coinvolte nella fornitura del servizio.

7-quater. Registrazione delle chiamate tramite bot o integrazioni

Qualora la Piattaforma utilizzi bot automatici o integrazioni con servizi di terze parti per registrare chiamate, meeting o audio/video, l'Utente è l'unico responsabile di:

• informare adeguatamente tutti i partecipanti della registrazione;
• ottenere ogni consenso richiesto dalla normativa vigente;
• assicurarsi che la registrazione sia lecita e consentita nel proprio contesto giuridico;
• utilizzare le registrazioni in conformità alla legge.

Aiclo fornisce esclusivamente la tecnologia di registrazione e non è responsabile dell'uso improprio o illecito effettuato dagli Utenti.

7-quinquies. Conservazione ed Eliminazione dei Contenuti

I Contenuti dell'Utente sono conservati per il tempo strettamente necessario alla fornitura del servizio o per il periodo richiesto dall'Organizzazione.

Su richiesta dell'Utente o dell'Organizzazione, Aiclo:

• elimina i contenuti dai sistemi attivi entro 30 giorni;
• rimuove i contenuti dai backup entro 90 giorni, salvo obblighi legali di conservazione;
• può conservare log tecnici o metadati necessari alla sicurezza del sistema.

7-sexies. Limitazioni sull'uso dei Contenuti

È vietato utilizzare la Piattaforma per caricare, registrare, trasmettere o processare:

• contenuti ottenuti senza consenso;
• contenuti illeciti, offensivi, diffamatori o non autorizzati;
• dati particolarmente sensibili senza base giuridica;
• virus, malware o file dannosi;
• contenuti che violino diritti di terzi.

Aiclo si riserva la facoltà di rimuovere o bloccare contenuti che risultino contrari ai presenti Termini o alla legge.

8. Proprietà Intellettuale

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla Piattaforma, al software, ai marchi, ai loghi e ai contenuti visivi e testuali sono e restano di esclusiva titolarità di Aiclo S.r.l.

È vietato qualsiasi utilizzo non autorizzato dei marchi o dei materiali di Aiclo.

Nessuna clausola dei presenti Termini trasferisce all'Utente diritti di proprietà intellettuale sul software o sui contenuti.

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dall'Informativa Privacy disponibile sul sito aiclo.io, che costituisce parte integrante delle presenti Condizioni.

9. Disponibilità del Servizio e Manutenzione

Aiclo si impegna a mantenere un elevato livello di disponibilità e sicurezza della Piattaforma, ma non garantisce l'assenza di interruzioni, errori o malfunzionamenti.

Aiclo potrà sospendere temporaneamente il servizio per esigenze di manutenzione, aggiornamento o sicurezza, anche senza preavviso.

10. Limitazione di Responsabilità

Nella misura massima consentita dalla legge, Aiclo non sarà responsabile per:

• danni indiretti, incidentali, consequenziali o perdita di profitti;
• danni derivanti da uso improprio o non autorizzato della Piattaforma;
• indisponibilità temporanea del servizio o perdita di dati non imputabile a dolo o colpa grave di Aiclo.

In ogni caso, la responsabilità complessiva di Aiclo nei confronti dell'Utente o dell'Organizzazione non potrà eccedere l'importo complessivo corrisposto dal Cliente per il servizio nel periodo contrattuale di riferimento.

11. Sospensione e Cessazione dell'Account

Aiclo potrà sospendere o chiudere l'account di un Utente che violi i presenti Termini, utilizzi impropriamente la Piattaforma o comprometta la sicurezza del servizio.

L'Organizzazione potrà richiedere la cancellazione dei propri Utenti in qualsiasi momento.

12. Modifiche dei Termini e del Servizio

Aiclo si riserva il diritto di modificare i presenti Termini d'Uso in qualsiasi momento.

Le modifiche saranno pubblicate sul sito aiclo.io e diverranno efficaci dalla data di pubblicazione, salvo diversa indicazione.

L'uso continuato della Piattaforma dopo la pubblicazione delle modifiche comporta accettazione delle nuove condizioni.

Aiclo potrà inoltre modificare, sospendere o interrompere, in tutto o in parte, le funzionalità della Piattaforma per ragioni tecniche, operative o legali, informandone gli Utenti quando possibile.

Le modifiche che incidono sui prezzi o sulle condizioni economiche si applicheranno solo previa comunicazione al Cliente con almeno 30 giorni di anticipo.

13. Forza Maggiore

Aiclo non sarà responsabile per inadempimenti o ritardi dovuti a cause di forza maggiore, eventi imprevedibili o fuori dal proprio controllo (es. calamità naturali, blackout, attacchi informatici, guerre, scioperi, epidemie, ecc.).

14. Integrazione del Contratto

Le presenti Condizioni Generali e l'Order Form accettato dal Cliente costituiscono l'intero accordo tra le parti in merito alla fornitura del servizio.

Qualsiasi modifica è valida solo se redatta per iscritto e accettata da entrambe le parti.

L'accettazione online o tramite email è considerata forma scritta agli effetti di legge.

15. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini sono disciplinati dalla legge italiana.

Per ogni controversia derivante dall'interpretazione o esecuzione dei presenti Termini sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma.

16. Contatti

Per ogni comunicazione, richiesta o segnalazione relativa ai presenti Termini, è possibile contattare Aiclo S.r.l. ai seguenti recapiti:

Aiclo S.r.l., Via Zoe Fontana 220, 00131 Roma (RM)
Email: support@aiclo.io
Sito web: https://aiclo.io